Priser er eks mva - Velg mellom fakturakjøp eller leie pr 24mnd

IKKE GJØR DENNE KJEMPETABBEN MED DOKUMENTER I TEAMS

Jeg har lært opp Teams-brukere i flere titalls virksomheter og oppdager hele tiden hvor bundet vi blir til gamle vaner og måter å organisere oss på. Noe av det som sitter dypt er hvordan vi organiserer dokumenter. Mange er veldig opphengt i mappestrukturer og starter med å opprette mappestruktur i Teams basert på dagens fellesområder og SharePoint dokumentbiblioteker.

Les også 3 feller mange går i når de tar i bruk Microsoft Teams

Ikke begrav dokumentene dine i dype mappestrukturer

Hva skal vi med alle mappene?  Det er en utbredt misforståelse at vi må ha mapper for å finne igjen dokumenter. Dette har vi med oss fra gammelt av der søkemulighetene var veldig dårlige og vi måtte huske hvor dokumentene var lagret for å finne dem igjen. Derfor oppretter vi mapper som «knagger» vi kan bruke for å huske hvor de vi finner igjen et dokument. For eksempel X:/Dokumenter/Felles/Admin/Prosjekter/prosessforbedring/prosjektmøter/2020/September/ukemøter/møte7.9.2020/agenda.doc.  Så må alle klikke seg ned 10 nivåer for å finne agendaen, eller den blir sendt på epost. Etter møtet blir referatet «begravd» samme sted og stort sett ikke sette på i etterkant fordi ingen finner det likevel.

Tenk nytt om dokumentstruktur i Teams

Når du går over til Teams har du en unik mulighet til å tenke nytt om dette. Ikke kopier gammel struktur over i Generelt-kanalen. Hver arbeidsprosess og hvert prosjekt skal ha sin egen kanal, der vi både kommuniserer og der tilhørende dokumenter skal ligge. For eksempelet over vil dokumentstrukturen da være Team/kanal/filer og så dokumentet. Her: Felles/Prosessforbedring/Prosjektmøteagenda 7.9.2020

Dette blir mye mer oversiktlig og mye enklere å arbeide med. Siden vi fordeler dokumentene på kanaler blir det ikke så mange dokumenter i hver kanal og det er sjelden behov for å lage undermapper. Ofte kan vi se de fleste dokumentene direkte under Filer.

Noen synes det er litt skummelt å fordele alle dokumentene på kanaler for da kan man ikke lenger «bla» seg opp og ned i mappestruktur for å finne dokumenter. Men som beskrevet over er dette uansett veldig tidkrevende og det er slett ikke sikkert du finner det du vil likevel. Nei, her som i mange sammenhenger, finner vi alt med søk på sekunder. Du kan søke etter dokumenter på tvers av alle Teams og kanaler både på dokument tittel og på innhold i dokumentet.

Les mer om søk i Teams: En av de minst brukte og mest nyttige mulighetene i Teams

Se og rediger dokumenter dere bruker ofte

For dokumenter som skal oppdateres ofte, eller som skal være lett å finne for alle finnes det to muligheter som sparer veldig mye tid og gjør det enklere å finne og redigere dokumenter.

Fest til toppen

Om det er et par hundre dokumenter i en kanal er sannsynligvis et fåtall av disse «dagsaktuelle». Disse kan du feste til toppen i Filer slik at det går veldig raskt å finne dem. Det kan for eksempel være agenda for neste prosjektmøte og referat fra forrige møte. Marker dokumentet i listen og velg å Feste det til toppen. Da vil alle se det med en gang de går inn i Filer.

Legg til som fane

Dokumenter som skal oppdateres ofte og av flere er det veldig praktisk å legge til som en fane i kanalen. Da er det tilgjengelig med ett tastetrykk når du befinner deg i kanalen. Her vist med en oversikt over prosjektstatus i Excel.

For å se hva annet du kan legge til som fane, se De 5 mest populære Microsoft Teams-tilleggene

Vil dere lære mer om organisering og dokumentbehandling? Sjekk workshopen Smart dokumentbehandling i Teams.

Skrevet av Bjørn Hopland (daglig leder, Smart Endring AS) Bjørn er gjesteblogger her på KontorTek.no, samt samarbeidspartner ifm kurs og opplæring innen Microsoft365, OneNote, Teams etc

Legg igjen en kommentar

Merk, kommentarer må godkjennes før de publiseres